「活动管理」这是一个经常被抛来抛去的话题，但除了其的字面意思外，它到底包含什么？更重要的是，它如何在活动中得到应用？其实每种类型的活动都需要一套独特的技能和诀窍，来帮助减少混乱，为与会者顺利地举办有吸引力的活动。最近热度高涨的《梦华录》中，半遮面和永安楼开张之时皆为门庭若市、高朋满座，现实中也不乏有诸多鼓乐齐鸣、惊艳四座的活动。为什么有的活动能够大放异彩，同时还让与会者有宾至如归之感，而有的活动则效果平平，难以在宾客心中留下记忆点？今天我们将通过五个步骤为您解密，手把手教您如何进行「活动管理」。

 

一、什么是「活动管理」

「活动管理」包括执行大型活动的各种功能，其中可能包括会议、盛典、音乐会、贸易展览、节日庆祝以及某些典礼仪式。它包括处理活动的整体组织工作，与工作人员合作，并对整个活动进行项目管理。其他职责可能包括管理预算、管理负责各项职能的团队，以及监督活动的执行。活动管理者还负责监督所有外部供应商的服务以及包括活动策划者在内的一些专业人士的工作。

 

二、为什么「活动管理」如此重要

正确的「活动管理」可以提高企业的声誉并维护客户群。无论是与赞助商或员工的小型聚会，还是上千人的启动仪式，这些活动都能让公司增强品牌曝光，提升品牌的声誉，同时让客户在活动上接触到新产品，与客户建立新的联系。因此「活动管理」能够为办好活动打下基础，确保我们在计划期间考虑到所有相关的角度，为所有利益相关者提供活动路线图，保证活动顺利进行。

 

三、「活动管理」的五个步骤

步骤一：创建目标并做足功课

任何成功的活动的第一阶段都是确定目标+创建行动计划，以此说明活动运营及其他岗位将如何开展此次活动。首先要确定活动要实现的目标是什么，专注于一个目标，并真正使其落地，比如推出某个新产品，或者想产生额外的新线索…..

 

无论互动的目标定在何处，都必须深入了解具体情况，因为这将使筹备人员对活动能有更清晰的认识，使其更容易实现长期管理。一旦确定了目标，接着就应该开始做好相关研究。微观剖析目标，并规划出实现目标的具体措施，这将有助于细化活动范围，确定实现目标所需的举措。研究功课做得越足，活动内容便越详细、越精炼，同时活动的可行性也会更加清晰，特别是在预算方面的把控。

 

图：行动目标

 

步骤二：确定活动主题并勾勒出活动轮廓

在做好了充足研究的准备下，便可以利用研究过程中的一些发现为活动创建具体的行动计划，这将为「活动设计」打下基础，因此要仔细研究每一个细节，细枝末节处皆不可放过。

 

为了便于工作开展，下面罗列的问题清单可以帮助您理清这些细节：

1. 活动的主题是什么？
2. 目标受众是哪些？
3. 活动将在何时何地举行？
4. 活动的形式是什么？
5. 活动的持续时间是多久？
6. 预计有多少人参加？
7. 活动发言人有哪些？
8. 是否提供一些娱乐活动？
9. 让客户了解活动的渠道有哪些？
10. 怎样才能让与会者充分参与？
11. 是否收取门票？
12. 是否需要寻找赞助商？
13. 需要什么技术支持？

 

除上述以外，还有很多值得思考、需要解决的问题。设想围绕活动每一个可能的细节和可能发生的情况进行头脑风暴，这样做可以及早发现任何可能出现的问题。

 

步骤三：打磨细节

完成上一步之后，活动框架的具体想法已经形成，下面就是将这些想法付诸实践。这一步是最耗时的，包含一长串的行动需要去执行：

• 寻找场地（或在线活动平台）、供应商、发言人、赞助商等
• 建立活动网站并启动活动前的互动沟通
• 活动营销和推广
• 跟踪活动注册人数
• 与参会者互动
• 活动当天的后勤工作
• 设计并确定重要的活动文件，如会议记录等
• 设计活动报到流程并制作标识牌
• 活动后的沟通

 

要想活动的参与效果好，参会者是其中一大重要元素，因此活动营销和推广在这环节尤为重要。市场部可以通过自身建立的各大宣传平台来增加活动的覆盖面，当然也可以诉诸于一些专业的营销技术公司。径硕科技自主研发的营销自动化产品能够在活动宣传及活动后的数据追踪上助您一臂之力，支持运营者进行多渠道观众招募、为报名者提供微信、短信、邮件等全渠道的报名入口、便捷的留资互动流程、自动化的参会提醒，为您大幅提升邀约效率与参会率。

 

步骤四：开展活动

在做完了前面三个步骤的铺垫之后，那就到了正式举办活动这一天。若想要筹办一场成功的盛典，以下需要采取的一些行动，助您越过最后的障碍，确保活动取得圆满成功。

• 确保一切准备就绪
• 签到
• 宾客沟通
• 处理突发问题和紧急情况
• 发言人和嘉宾支持
• 社交媒体和观众互动

 

图：活动

 

步骤五：活动后的工作

随着嘉宾和观众离场，活动结束，但这并不是流程的终点。运营人员应当及时收集反馈，继续和与会者互动，为未来的宣传做规划。

 

首先是在活动结束后12至48小时内，向与会者发送一封带有活动后调查的「感谢邮件」，这让与会者有足够的时间来消化他们对活动的看法，为您提供大量关于如何改进活动的见解。

 

然后便是利用您收集到的所有有价值的反馈，让团队一起「进行汇报」，团队成员可以反馈活动执行过程中的个人感受以及未来能够有哪些方面的提升，为下一次活动更上一层楼积累经验！

 

组织活动是一项巨大的挑战，但它可以带来的利益极为可观。因此做好活动管理异常重要，它将有助于降低风险，让所有相关工作人员专注于最重要的事情，活动管理上投入足够的时间，活动前、活动中及活动后做好充足的准备，才能让活动大获成功，为嘉宾举办一场难以忘怀的盛典。如果您对这方面还有什么疑惑想要咨询，可填写下方表单，将有专业人员与您联系，为您提供更为详尽的资料！

 

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